A.  Introducción

La Constitución Política de Colombia consagra el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que exista sobre ellas en bases de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen Datos Personales de terceros a respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esta clase de información.

Guillén & Guillén Abogados, es una sociedad por acciones simplificada, constituida legalmente mediante Escritura Pública No.0004485, otorgada el 9 de octubre de 2007 en la Notaría 42 del Circulo de Bogotá D.C., debidamente inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá, y para los  efectos de esta Política se denominará “La Empresa”.

La Empresa, en aras a garantizar el derecho constitucional de habeas data así como la privacidad, la intimidad y el buen nombre de sus clientes, proveedores, trabajadores, contratistas, bien sean estos activos o inactivos, ocasionales o permanentes adopta la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales (en adelante “La Política”) de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucren el Tratamiento de Datos Personales y de obligatorio cumplimiento por parte de La Empresa, sus administradores, colaboradores y los terceros con quien ésta se relacione contractual o comercialmente, a efectos de permitir el adecuado ejercicio y protección de los derechos del Titular de la Información, para que en cualquier tiempo pueda solicitar la corrección, aclaración, modificación y/o supresión de la misma.

B. Definiciones y tipología de los datos

Para los efectos de interpretación de la presente Política, se adoptarán las siguientes definiciones:

• Aviso de privacidad: es una de las opciones de comunicación verbal o escrita que brinda la ley para darle a conocer a los titulares de la información, la existencia y las formas de acceder a las políticas de tratamiento de la información y el objetivo de su recolección y uso.

• Autorización:  consentimiento previo, expreso e informado del Titular del dato para llevar a cabo el Tratamiento. Esta puede ser:
•  Escrita;
•  Verbal;
•  Conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el Titular aceptó el Tratamiento de sus datos.

• Base de Datos:  conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.

• Consulta:  solicitud del Titular del Dato Personal, de las personas autorizadas por éste, o las autorizadas por ley, para conocer la información que reposa sobre él en las Bases de Datos de La Empresa.

• Encargado:  persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de datos por cuenta del Responsable del Tratamiento.

• Reclamo:  solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos.

• Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos

• Requisito de procedibilidad: paso previo que debe surtir el Titular antes de interponer una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Este consiste en una reclamación directa al Encargado o Responsable de sus Datos Personales.

• Titular del dato:  es la persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

• Tratamiento:  cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia, transmisión, actualización o supresión de los Datos Personales, entre otros.

El Tratamiento puede ser nacional (dentro de Colombia) o internacional (fuera de Colombia).

• Transmisión:  Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

• Transferencia:  Tratamiento de Datos Personales que tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, envía los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Dato Personal:  cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales, determinadas o determinables.  Estos datos pueden ser de naturaleza pública, semiprivada y/o privada.

• Dato Privado:  dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

• Dato semiprivado:  dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas, o la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.

Para el tratamiento de Datos Privados y Semiprivados, La Empresadeberá contar con la correspondiente autorización del titular de la información, dada su naturaleza. Esta autorización se realizará con base a lo establecido en la Constitución y la normativa vigente.

Casos en los cuales no se requiere la  autorización del Titular:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

• Dato Público:  Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• Dato sensible:  dato que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Por ejemplo: aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

La Empresasolamente podrá dar tratamiento a este tipo de datos, en los siguientes casos:

• El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley  no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías   por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a   terceros sin la autorización del Titular.
• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o  defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

En todo caso, y dada la naturaleza de este tipo de datos, La Empresa debe sujetarse al cumplimiento de las siguientes obligaciones:

• Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
• Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

C. Principios para el Tratamiento de Datos Personales

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Política, se aplicarán los siguientes principios:

• Seguridad

La información personal sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Confidencialidad

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

• Legalidad

El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

• Libertad

El tratamiento de datos personales solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• Acceso y circulación restringida

El tratamiento de datos personales está sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los mismos, de las disposiciones de ley y la Constitución. En este sentido, su tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

• Veracidad o calidad

La información personal sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, en este sentido, se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Transparencia

En el tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

D. Datos Personales suministrados y forma de obtención

La Empresa podrá pedir expresamente a los titulares o recolectar de su comportamiento los datos que sean necesarios para cumplir las finalidades de las bases de datos, los cuales son -entre otros- los siguientes:

• Nombre y apellidos;
• Nacionalidad;
• Estado civil;
• Número de identificación;
• Libreta militar;
• Fecha y lugar de nacimiento;
• Dirección de correspondencia y/o residencia y/o de facturación;
• Teléfono de contacto;
• Correo electrónico;
• Referencias de cualquier naturaleza;
• Antecedentes comerciales o información biográfica, financiera, judicial, disciplinaria y familiar, y la relacionada con otras compañías o con entidades públicas;
• Fotografías recientes;
• Sexo;
• Género identitario;
• Datos de medios transaccionales tales como tarjetas de crédito o cuentas bancarias, únicamente para efectos de realizar los cobros por los Servicios de la Plataforma;
• Autorizaciones para desarrollar actividades relacionadas con los servicios ofrecidos en la Plataforma;
• Historial de compras;
• Historial de casos abiertos con servicio al cliente;
• Contenido favorito;
• Historial de preguntas a expertos en el sitio web;
• Historial crediticio y capacidad de pago;
• Permisos y autorizaciones requeridos para proveer servicios;
• Razón o denominación social de la empresa con la que se encuentra vinculado;
• Identificación tributaria;
• Datos sobre la salud mental o física;
• Lugar de trabajo cargo o profesión del cónyuge o compañero permanente de empleados y contratistas y de sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y/o primero civil;
• Cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas;
• Cualquier otro dato relevante para la prestación de los Servicios que ofrece La Empresa.

 

E. Finalidades

La Empresa también podrá tratar los Datos Personales, entre otros, para los siguientes fines:

• Ejercer su derecho de conocer de manera suficiente al Titular con quien se propone entablar relaciones, prestar servicios y valorar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y servicios. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y post contractual con La Empresa, respecto de cualquiera de los Servicios ofrecidos por ésta, que haya o no adquirido o respecto de cualquier relación negocial subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas;

• Realizar actividades de mercadeo, telemarketing (mercadeo telefónico), servicio al cliente, actividades de activación de marca, directamente o a través de terceros derivados de alianzas comerciales o de cualquier vínculo;

• Implementar estrategias de relacionamiento con clientes, proveedores y otros terceros con los cuales La Empresa tenga relaciones contractuales o legales;

• Realizar invitaciones a eventos y todas aquellas actividades asociadas a la relación comercial o vínculo existente con La Empresa, o aquel que llegare a tener;

• Dar a conocer, transferir y/o trasmitir Datos Personales dentro y fuera del país a las compañías matrices, filiales o subsidiarias de La Empresa o a terceros como consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para implementar servicios de computación en la nube;

• Los datos que se recolecten o almacenen sobre los empleados de La Empresa, mediante el diligenciamiento de formatos, vía telefónica, o con la entrega de documentos serán tratados para todo lo relacionado con cuestiones laborales de orden legal o contractual. En virtud de lo anterior, La Empresa utilizará los Datos Personales para los siguientes fines: (1) Dar cumplimiento a las leyes como, entre otras, de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos; (2) Cumplir las instrucciones de las autoridades judiciales y administrativas competentes; (3) Implementar las políticas y estrategias laborales y organizacionales;

• Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el Titular se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios, que permita establecer de manera integral e histórica completa, el comportamiento que como deudor, usuario, cliente, garante, endosante, afiliado, beneficiario, suscriptor, contribuyente y/o como Titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole;

• Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los Titulares de datos en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente;

• Realizar análisis estadísticos (incluso de los datos sensibles) e investigaciones comerciales, de riesgos, de mercado, interbancarias y financieras;

• Consultar, solicitar o verificar la información y Datos Personales del Titular en bases de datos de entidades públicas o privadas, o con personas naturales o jurídicas, o en buscadores públicos, redes sociales o publicaciones físicas o electrónicas, bien fuere en Colombia o en el exterior;

• Para llevar a cabo las finalidades de La Empresa, el Tratamiento de los Datos Personales se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información.

F. Limitaciones temporales al Tratamiento de Datos

La Empresa solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, La Empresa deberá proceder a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

G. Derechos de los Titulares de los datos

 Los Titulares de los Datos personales, tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del Titular.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a La Empresa, salvo que se trate de uno de los casos en los que no es necesaria la autorización, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

• Ser informado por La Empresa, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley, siempre que se agote previamente el trámite interno de consulta o reclamación de que trata este Manual de Políticas, el cual  conforme a las prescripciones de ley, es requisito de procedibilidad.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

• Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

• La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.

H. Deberes de La Empresa cuando obra como Responsable o Encargado del Tratamiento de Datos Personales

La Empresa está obligada a cumplir los deberes impuestos por la ley. Por ende, debe obrar de tal forma que cumpla con los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de los derechos mencionados en esta Política.

• Observar los principios establecidos en esta política en el tratamiento de datos personales

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Actualizar la información, comunicando de forma  oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

• Rectificar los Datos Personales cuando ello sea procedente.

• Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los Datos Personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado.

• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

• Informar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los Datos Personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.

• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

I. Autorización

1. Autorización para el Tratamiento de Datos

Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del Titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus Datos Personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública.

Para obtener la autorización, es necesario informarle al Titular de los Datos Personales de forma clara y expresa lo siguiente:

• El Tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales y la finalidad del mismo;

• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;

• Los derechos que le asisten como Titular previstos en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012;

• La identificación, dirección física o electrónica de La Empresa.

La Autorización del Titular debe obtenerse a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tal como la página web, formularios, formatos, actividades, concursos, presenciales o en redes sociales, formato de PQR, mensajes de datos o Apps, email, teléfono, registro o autenticación en la Plataforma, entre otras.

La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el Tratamiento. Dichas conductas deben ser muy claras de manera que no admitan duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el Tratamiento.

Autorización para Tratamiento de datos sensibles

Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:

• La autorización debe ser explícita;

• Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el Tratamiento de dicha información;

• Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo;

• Se requiere autorización por parte del representante o tutor para el Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes.

Autorización para Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

Cuando se trate de la recolección y Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:

• La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los niños, niñas o adolescentes. El representante de los niños, niñas o adolescentes deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del Tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los niños, niñas y adolescentes para entender el asunto;

• Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los niños, niñas y adolescentes;

• La Empresa debe asegurar que el Tratamiento de los Datos Personales de los niños, niñas y adolescentes será realizado respetando sus derechos, razón por la cual, en las actividades comerciales y de mercadeo que realice, deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal del niño, niña o adolescente.

Sin perjuicio de lo anterior, La Empresa únicamente tratará los datos de los menores de edad para los fines exclusivos de la prestación de los Servicios, o cualquier otro fin que sea estrictamente necesario para desarrollar el objeto social de La Empresa.

Autorización para nuevos usos

La Empresa podrá solicitar autorización de los titulares para nuevos usos de sus datos o información, para lo cual publicará los cambios en la presente Política de Tratamiento en su página web o en cualquier medio que estime conveniente según el caso.

J. Almacenamiento de datos personales

El Titular autoriza expresamente a La Empresa para que almacene los datos de la forma que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los datos de los titulares.

 

K. Transferencias nacionales o internacionales de Datos Personales

La Empresa podrá realizar transferencias de datos a otros Responsables del Tratamiento cuando así esté autorizado por el Titular de la información, por la ley o por un mandato administrativo o judicial.

Cuando la transferencia sea internacional, La Empresa garantizará que el país receptor tendrá los estándares adecuados de protección de datos personales.

L. Transmisiones nacionales o internacionales de Datos Personales

La Empresa podrá enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando así esté autorizado por el Titular de la información, por la ley o por un mandato administrativo o judicial. Para todos los efectos se entiende que con la aceptación de esta política los titulares consienten que La Empresa transfiera o transmita internacionalmente los datos a sus proveedores de servicios computacionales en la nube, frente a los cuales La Empresa certifica que se encuentran ubicados en una jurisdicción con un nivel adecuado de protección (i.e., Estados Unidos en virtud del marco Safe Harbor). 

M. Procedimiento para que los Titulares puedan ejercer sus derechos

Para el ejercicio pleno y efectivo de los derechos que le asisten a los Titulares de los Datos Personales, o a las personas legitimadas por ley para tal efecto, La Empresa dispone del correo electrónico indicado más adelante, a través del cual podrán presentar todas las consultas, quejas y/o reclamos asociados al derecho de Habeas Data.

Todas las solicitudes que realicen las personas legitimadas para conocer los Datos Personales que reposan en La Empresa se canalizarán a través del mencionado correo electrónico en el cual constará la fecha de recibo de la consulta y la identidad del solicitante.

El reclamo debe dirigirse a Guillen & Guillen Abogados y contener como mínimo la siguiente información:

• Nombre e identificación del Titular del dato o la persona legitimada.

• Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.

• Pretensiones.

• Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.

• Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.

Una vez recibida la solicitud se procederá con la verificación de la identidad del peticionario o de la legitimación de éste para tal fin. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se deberá informar al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si la solicitud o el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

N. Persona responsable de la protección de los Datos Personales

El área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización es un abogado designado para la atención al usuario. Las peticiones, consultas y reclamos podrán ser remitidas al correo electrónico info@gyg.legal

O.  Datos del Responsable del Tratamiento

Razón social: Guillen & Guillen Abogados SAS

NIT: 900.180.655-1

Dirección: Carrera 9 # 80 – 15.  Oficina 303

Correo Electrónico: info@gyg.legal

Teléfono: 601 2179663

Página web: www.gyg.legal

P. Políticas de seguridad de la información

La Empresa adoptará las medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para procurar la seguridad de los Datos Personales a los que les da Tratamiento, protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento a éstos. Para tal fin, ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el Personal que tenga acceso a estos datos y/o a los sistemas de información.

Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del Titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento son incluidas en el Programa Integral de Gestión de Datos Personales de La Empresa.El titular acepta expresamente esta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para todos los propósitos.

Q. Término de la Autorización

El término del Tratamiento de los Datos Personales será desde que se otorga la autorización hasta el día en que La Empresa se disuelva y se liquide o hasta que se termine la finalidad para la cual fueron recolectados los Datos Personales.

R. Ajustes a la política de Tratamiento de Datos Personales

Con miras a mantener la vigencia de la política, La Empresa puede ajustarla y modificarla, indicando la fecha de la actualización en la Plataforma o mediante el empleo de otros medios, como mensajes de datos, materiales físicos en los puntos de venta, etc.

S. Marco legal

La legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenida en la Constitución Política, artículo 15, Decreto Reglamentario 1727 de 2009, Decreto Reglamentario 2952 de 2010, Ley 1581 de 2012, Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013 y la Ley 1266 de 2008, Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las normas que los modifiquen, complementen o subroguen.

 

T. Modificaciones a esta política

La Empresa se reserva el derecho de modificar esta Política de Privacidad y Tratamiento de de Datos Personales en su  totalidad o parcialmente. En caso de cambios sustanciales que puedan afectar la autorización, La Empresa comunicará estos  cambios al titular a más tardar al momento de implementar las  nuevas políticas.

El presente Manual de Tratamiento de Datos Personales de Guillen & Guillen Abogados SAS rige a partir del 1 de septiembre de 2022.

 

Última actualización: septiembre 2022